Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk Reglement van de stichting Sportweek Vierpolders

Begripsbepaling

In dit reglement wordt verstaan onder:

  • de stichting: de Stichting Sportweek Vierpolders, gevestigd te Vierpolders ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 41141059;
  • de statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 18 februari bij notaris Moerland te Brielle;
  • het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 5 van de Statuten;
  • projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de stichting.


Artikel 1 Taken en bevoegdheden van dagelijks bestuur (db) en bestuursleden


1. Het dagelijks bestuur (db):

a. Bestuurt en vertegenwoordigt de stichting;

b. Neemt bestuursbesluiten;

c. Kan voor bepaalde tijd commissies in het leven roepen. Deze commissies krijgen een opdracht en indien nodig een budget beschikbaar en worden geacht de gevraagde taken uit te voeren. Deze commissies worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en na decharge verlening van het bestuur;

d. Beslist in ad hoc situaties over uitgaven tot een bedrag van drie duizend euro;

e. is niet bevoegd tot het aangaan van leningen (geldt ook voor bestuursleden);

f. Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere de statuten, de jaarbegroting en de commissie budgetten.


2. De voorzitter:

a. Heeft algemene leiding van de stichting;

b. Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe;

c. Overlegt met officiële instanties;

d. Geeft leiding aan het bestuur;

e. Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;

f. Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;

g. Leidt de bestuursvergaderingen en de organisatorenvergaderingen;

h. Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;

i. Coördineert en stuurt activiteiten;

j. Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.


3. De vice-voorzitter:

a. Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid;

b. Voert jaarlijks in het vierde kwartaal een kascontrole uit. De vice-voorzitter wordt hierin gesteund door een van de bestuursleden, niet zijnde de penningmeester;

c. Adviseert de bestuursleden de penningmeester al dan niet decharge te verlenen;

d. Voert een tussentijdse kascontrole uit op het moment dat de penningmeester te kennen geeft te willen aftreden. Adviseert ook hier tot het al dan niet verlenen van decharge;

e. Onderhoudt de contacten met commissies over de voortgang van de werkzaamheden.


4. De penningmeester:

a. Voert de financiële administratie;

b. Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;

c. Stelt financiële overzichten op;

d. Maakt het financiële jaarverslag dat ter goedkeuring naar de bestuursleden gaat;

e. Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen;

f. Begroot inkomsten en uitgaven;

g. Beslist zelfstandig over uitgaven tot maximaal een bedrag van vijfhonderd euro maar informeert in zulke gevallen wel direct het bestuur;

h. Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;

i. Neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde commissies decharge te verlenen. Feitelijke decharge vindt plaats middels een besluit van het db;

j. Onderhoudt contacten met eventuele sponsoren en subsidieverstrekkers;

k. Is verantwoordelijk voor het aanvragen/beheren van subsidies.


5. De secretaris:

a. Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:

  • De datum en plaats van de vergadering;
  • De aanwezige en afwezige bestuursleden;
  • De verleende volmachten;
  • De genomen besluiten.

b. Stelt het jaarverslag op bestaande uit:

  • Financiële verslag van de penningmeester
  • Het sportweek programmaboekje
  • de notulen van de bestuursvergaderingen;

c. Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;

d. Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;

e. Archiveert alle relevante documenten en zorgt ervoor dat de informatie voor het bestuur beschikbaar is;

f. is verantwoordelijk voor het aanvragen/beheren van de vergunningen.


Artikel 2 Procedure benoeming bestuur

1. Ontstaat een vacature dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen.

2. Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur.

3. Nieuwe bestuursleden worden benoemd door het bestuur; bij acclamatie door de voorzitter of na schriftelijke verkiezing; op een reguliere bestuursvergadering. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd.


Artikel 3 Besluiten van het bestuur:

1. Neemt met minimaal drie bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten. Bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn;

2. Neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering of jaarvergadering;

3. Neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen;

4. Neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet-geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt;

5. Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist het lot.


Artikel 4 Vergaderingen van het bestuur

1. Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht.

2. Het bestuur vergadert ten minste vier maal per jaar, en houdt één maal per jaar een organisatorenvergadering. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken.

3. Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.

4. Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen.

5. Een bestuurs- of organisatorenvergadering duurt gemiddeld 2,5 uur, waarbij minimaal een uur gelachen moet worden.

6. Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld.


Artikel 5 De agenda en notulen

1. Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op.

2. De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 5 dagen voor aanvang van de vergadering door.

3. Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.

4. Opgestelde concept notulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.


Artikel 6 Inbreng tijdens de vergadering

1. Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht.

2. Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken tijdens de vergadering of doorgeschoven naar een volgende vergadering.

3. Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. Deze personen hebben geen stemrecht. De voorzitter neemt een beslissing over de toelating.


Artikel 7 Communicatie

Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:

  • Organisatoren;
  • Sponsoren;
  • Commissies
  • De media;
  • Dorpsbewoners;
  • De plaatselijke/provinciale overheid.

Alle communicatie wordt vooraf, en in gevallen waarin dit niet mogelijk is, bij eerste gelegenheid daarna, afgestemd met de voorzitter en op diens aangeven ook met de secretaris en overige bestuursleden.


Artikel 8 Donaties, subsidies en declaraties

1. Grote en/of meerjarige donaties worden, indien de donateur daaraan hecht, besteed aan een door de donateur beoogd doel;

2. Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting;

3. Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven;

4. Bestuursleden zijn gerechtigd na goedkeuring in de bestuursvergadering privé gedane of voorgeschoten uitgaven en gereden kilometers te declareren. Voor declaraties wordt het standaardformulier “declaratie” gehanteerd, zoals opgesteld door de penningmeester;

5. Bestuursleden zijn niet gerechtigd vacatiegeld te declareren;

6. Alle Sportweek activiteiten die worden georganiseerd door bestuursleden, commissies en/of externe organisatoren moeten in beginsel kostendekkend zijn. Voor activiteiten die niet kostendekkend kunnen zijn moet vooraf een begroting worden ingediend bij het bestuur. Ook kan het bestuur (met meerderheid van stemmen) zelf een budget vaststellen voor een activiteit.


Artikel 9 Royement

Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt. Voorwaarden voor royement zijn opgenomen in de statuten


Artikel 10 Slotbepaling

In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter.

Aldus vastgesteld in de bestuursvergadering d.d. 01 december 2014